Coachende rol receptie
De Ideeënfabriek is een karaktervolle omgeving die ruimte biedt aan creativiteit, innovatie en communicatie. Ieder bedrijf heeft zijn eigen werkruimte, variërend van flexplek tot kantoor. De receptie, overlegruimtes en het Ideecafe worden gedeeld.
Het Ideecafe is het bruisende hart van het pand, waar alle fabrikanten dagelijks welkom zijn. Het Ideecafe en de vergaderruimtes zijn er niet alleen voor de eigen medewerkers, maar ook voor externe zakelijke bezoekers. Dit maakt De Ideeënfabriek de ideale ontmoetingsplek voor de zakelijke regio. Je bent er welkom voor een meeting met een kop koffie of een lunch, voor een netwerk-bijeenkomst, een maatwerkvergadering of voor een event. Zo zorgt deze unieke plek voor kruisbestuiving.
Mirjam van Lamoen, initiatiefnemer bij De Ideeënfabriek, heeft onlangs bepaald dat de receptie binnen De Ideeënfabriek toe moet groeien naar de proactieve spin-in-het-web-functie zoals ze die al langer voor ogen had. Ze benaderde mij met de vraag, of ik daar in mee wilde denken. Het betreft hier een verdieping van de huidige uitvoering van de receptie taken, alsmede het bereiken van een zorgvuldige overdracht tussen de beide parttime receptionistes.
Na enkele gesprekken met Mirjam, is het mij heel duidelijk geworden waar de vraag ligt en hoe ik daar een oplossing in zou kunnen bieden. Besproken is dat ik een coachende rol aanneem om beide receptionistes mee te nemen in de groei van de receptiefunctie.
Om de workload en de uitdaging goed te kennen, ga ik enkele dagdelen meelopen en de receptie ook enkele dagen solo draaien. Vervolgens heb ik een goed beeld van de verwachtingen van het management ten aanzien van de receptie en duik ik in mijn coachende rol. Waarbij ik ga kijken welke facilitaire zaken geoptimaliseerd kunnen worden, door bijvoorbeeld het opstellen van procedures.
Tevens zal ik structuur aan gaan brengen in de communicatiebehoefte van De Ideeënfabriek, zodat ook deze werkzaamheden bij de receptie kunnen komen te liggen. Belangrijk is ook om de beide receptionistes in hun kracht te zetten en te zorgen voor een goede onderlinge overdracht.
Het resultaat van dit lopende project zal ik hier later omschrijven.